La loi Travail a modifié les modalités de mise en place du bulletin de paye électronique en entreprise, en inversant la logique applicable jusqu’au 31 décembre 2016.
À compter du 1er janvier 2017, l’employeur qui le souhaite pourra procéder à la remise du bulletin de paye sous forme électronique, sauf opposition individuelle du salarié (art L 3243-2 du code du travail )
A compter de cette date, il ne sera plus nécessaire, comme auparavant, d’obtenir le consentement préalable du salarié pour dématérialiser son bulletin.
Le décret d’application permettant cette procédure est publié au Journal officiel.
Il est applicable à compter du 1er janvier 2017. Le décret prévoit notamment, les conditions dans lesquelles l’employeur informe le salarié de son droit d’opposition.
La dématérialisation du bulletin de paye reste un processus facultatif pour l’employeur
La possibilité de délivrer le bulletin de paye sous forme électronique demeure une option pour l’employeur. Il reste libre de mettre en place ou non la dématérialisation.
Il peut opter, s’il le souhaite, pour une dématérialisation : celle-ci pouvant se faire en début d’année ou en cours d’année civile.
De la même façon, les salariés ne peuvent exiger de leur employeur une dématérialisation du bulletin de paye.
Ainsi que pour le salarié
Le salarié conserve en effet un droit d’opposition à la remise dématérialisée de son bulletin de paye.
L’entreprise qui opte pour une dématérialisation des bulletins de salaire doit informer le salarié par tout moyen conférant date certaine au moins un mois avant la première dématérialisation de son droit de s’y opposer.
En cas d’embauche, c’est à l’occasion de celle-ci que le salarié doit être informé de ce droit
art D 3243-7 du code du travail.
Le salarié pourra s’opposer à la dématérialisation à tout moment, y compris après la première remise d’un bulletin de paye dématérialisé.
L’employeur devra, dans ce cas, tenir compte du refus du salarié au plus tard 3 mois après la notification de ce refus.
Service de mise à disposition des bulletins de paie électroniques
La remise du bulletin de paye électronique devra se faire dans des conditions de nature à garantie l’intégrité et la confidentialité des données, ainsi que leur conservation pendant une durée de 50 ans ou jusqu’au 75 ans du salarié
art D 3243-8 du code du travail.
En cas de fermeture du service de mise à disposition des bulletins de paye dématérialisés, les utilisateurs devront en être informés au moins 3 mois avant, pour leur permettre de récupérer les bulletins de paye stockés. Cette règle vaut lorsque ce service est géré par un prestataire extérieur à l’entreprise ou par l’employeur lui-même.
Art D 3243-8 du code du travail
Compte personnel d’activité
L’art L 3243-2 du code du travail prévoit que les bulletins de paye remis sous forme dématérialisée doivent être accessibles sur le site Internet du compte personnel d’activité (CPA)
Le titulaire du CPA pourra consulter dans son espace personnel ses bulletins de paye émis sous forme électronique
Art R 3243-9 du code du travail
L’entreprise (ou le prestataire agissant pour lui) devra garantir l’accessibilité des bulletins de paie émis sous forme électronique par ce service en ligne.
Sanctions
En cas de méconnaissance des règles relatives au bulletin de paye électronique, l’employeur encourt l’amende prévue pour les contraventions de 3e classe.
Art R 3246-2 du code du travail
Décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016, JO du 18