Établir la fiche de paie du salarié

L’employeur a l’obligation de remettre au salarié une fiche de paie au moment où il lui verse sa rémunération. Cette remise est obligatoire quel que soit le nombre d’employeurs, le montant et la nature des rémunérations ou encore, la forme du contrat.

Ce bulletin de paie doit respecter des règles précises mentionnées dans le Code du travail. S’il est essentiel de connaître et comprendre ces règles, sachez qu’il est recommandé d’utiliser un logiciel spécialisé pour établir les fiches de paie des salariés. Ce logiciel vous aidera à éditer des bulletins de paie conformes à la législation mais surtout actualisés selon les nouvelles lois applicables.

Rédiger le bulletin de paie des salariés

Nous allons tenter d’exposer dans ce dossier les principales règles à respecter pour établir correctement un bulletin de paie. Quelles sont les mentions obligatoires du bulletin de paie ? Y-a-t-il des mentions facultatives ? Des mentions sont-elles interdites ? Le bulletin de paie peut-il être transmis par voie électronique ? Quelles sanctions en cas de non remise du bulletin de paie ?

Nous étudierons également le nouveau modèle de bulletin de paie applicable de façon facultative depuis le 1^er mars 2016.

Quelles sont les mentions devant obligatoirement figurer sur le bulletin de paie ?

C’est le Code du travail qui fixe les mentions devant obligatoirement figurer sur le bulletin de paie. Il est ainsi nécessaire de faire figurer des renseignements sur l’employeur, des renseignements sur le salarié, etc. (articles R3243-1, R3243-2, R3243-3 et R3243-6 du code du travail).

Les renseignements sur l’employeur

Les mentions suivantes doivent obligatoirement figurer sur le bulletin de paie :

• le nom de votre entreprise ;
• l’adresse ;
• le numéro d’identification (N° Siret) : identifiant de l’établissement sur 14 chiffres dont les 9 premiers sont le numéro de SIREN ;
• le code d’identification de l’activité de l’entreprise (Code NAF ou APE) ;
• et le nom de l’Urssaf qui reçoit les cotisations sociales.

Les renseignements sur le salarié

Les mentions suivantes doivent obligatoirement figurer sur le bulletin de paie :

• Le nom et l’adresse du salarié ;
• Le numéro de Sécurité sociale ;
• L’intitulé de l’emploi du salarié ;
• La position du salarié selon la convention collective à laquelle il appartient.

D’ailleurs, l’intitulé de la convention collective applicable doit être mentionnée sur le bulletin de paie. En l’absence de convention collective, l’employeur doit préciser les références du code du travail concernant la durée des congés payés et les délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail.

Les renseignements sur la paie du mois

Les mentions suivantes doivent obligatoirement figurer sur le bulletin de paie :

1. Le montant de la rémunération brute du salarié (A) 

Cette rémunération brute est constituée :

• du salaire de base calculé selon un montant forfaitaire ou un taux horaire multiplié par le nombre d’heures travaillées ;

Il faut distinguer ici les heures payées au taux normal et les heures au taux majoré (par exemple, les heures supplémentaires, les heures de nuit, les heures effectuées un jour férié, etc.) mais aussi de mentionner le taux horaire appliqué.

• de la nature et du montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales (par exemple, les primes et les avantages en nature) ;
• des congés payés : Les dates de congés payés et le montant de l’indemnité correspondante si une période de congé est comprise dans la période de paie .

2. Les sommes non soumises aux cotisations (par exemple, le remboursement des frais professionnels) (C)

3. La nature et le montant de tous les prélèvements sociaux et fiscaux sur la rémunération brute (B)

Ces prélèvements concernent la sécurité sociale, l’assurance chômage, la retraite, la CSG, la CRDS, etc…

4. Le montant du net à payer au salarié 

Le salaire net à payer est la somme effectivement perçue par le salarié. Il s’agit du salaire brut auquel il faut ajouter les sommes non soumises aux cotisations (A + C), résultat auquel il est nécessaire de déduire la somme des cotisations sociales et fiscales (B).

5. Autres mentions

La date de paiement du salaire net doit être mentionnée. Il en est de même de l’information selon laquelle le salarié doit conserver le bulletin de paie sans limitation de durée (article R3243-5 du code du travail). Cette formulation peut être libellée de la manière suivante : « pour vous aider à faire valoir vos droits, conservez ce bulletin de paie sans limitation de durée ».

Quelles sont les mentions facultatives pouvant être mentionnées sur la fiche de paie ?

D’autres mentions sont souvent mentionnées sur le bulletin de paie. Ces mentions facultatives concernent généralement :

• la date d’entrée du salarié dans l’entreprise ;
• la nature du contrat de travail (CDI, CDD, etc.) ;
• le numéro de sécurité sociale et l’adresse du salarié ;
• le salaire net imposable ;
• les salaires nets et bruts cumulés sur l’année ;
• les congés restants à prendre ;

Attention aux mentions liées aux congés restants dus : ce qui est écrit est dû ! En effet, selon la jurisprudence, la mention des congés payés sur le bulletin de paie vaut reconnaissance par l’employeur que ces congés sont dus.

• les coordonnées bancaires du salarié ;
• les modalités de règlement du net à payer (chèque, virement…) ;
• le montant des cotisations patronales de sécurité sociale.

Quelles sont les mentions strictement interdites sur le bulletin de paie ?

Pour établir une fiche de paie qui respecte la loi, sachez qu’il est interdit de mentionner des éléments liés à l’exercice des fonctions de représentant du personnel ou à l’exercice du droit de grève.

En pratique, les heures non travaillées pendant une période de grève doivent être qualifiées « d’absences non rémunérées » et les heures de délégation doivent être incluses dans le temps de travail normal.

La nature et le montant de la rémunération de l’activité de représentation figurent sur une fiche annexée au bulletin de paie. Cette fiche a le même régime juridique que le bulletin de paie (article R3243-4 du code du travail).

Quelles sont les règles relatives à la forme du bulletin de paie ?

Jusqu’à présent, il n’existait pas de règles spécifiques concernant la forme du bulletin de paie.

Toutefois, à partir du 1^er janvier 2018, le bulletin de paie remis au salarié devra respecter un nouveau modèle avec un classement des différents prélèvements par rubriques et sous-rubriques. Dans les entreprises d’au moins 300 salariés, cette obligation s’applique depuis le 1^er janvier 2017. Par ailleurs, ce nouveau modèle peut être utilisé de façon facultative depuis le 1^er mars 2016.

Cette nouvelle présentation permet ainsi de comprendre plus facilement les montants des cotisations dus par les salariés et les employeurs tout en tenant compte des exonérations éventuelles.

Certaines mentions autrefois obligatoires sont supprimées, d’autres sont rajoutées. Les libellés exacts et l’ordre de ces mentions différent selon que le salarié soit cadre ou non cadre.

En pratique, le nouveau modèle de bulletin de paie mentionne les éléments suivants :

• L’identité de l’employeur (nom, adresse, numéro SIRET, code APE ou NAF) ;
• L’identité du salarié (nom, emploi, niveau ou coefficient hiérarchique) ;
• L’intitulé de la convention collective applicable (ou la référence au code du travail concernant les congés payés et les délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail) ;
• La période et le nombre d’heures de travail (distinction entre heures au taux normal et heures supplémentaires, taux concernés, mention de la nature et du volume du forfait pour les salariés au forfait) ;
• Les dates de congés et le montant de l’indemnité de congés payés s’ils interviennent sur la période concernée par le bulletin de paie ;
• La rémunération brute ;
• La nature et le montant des accessoires de salaire (primes, avantages en nature, frais professionnels…) soumis aux cotisations salariales et patronales ;
• Le montant, l’assiette et le taux des cotisations et contributions sociales ;
• La nature et le montant des autres versements et retenues ;
• La rémunération nette ;
• La date de paiement ;
• Le montant total versé par l’employeur (rémunération, cotisations et contributions à la charge de l’employeur) ;
• Le montant des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales ;
• La mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le site service-public.fr ;
• La mention indiquant que le bulletin de paie doit être conservé sans limitation de durée.

Quelles sont les modalités de remise du bulletin de paie au salarié ?

A l’occasion de chaque versement de rémunération, un bulletin de paie doit être remis au salarié. Lors de cette remise, l’employeur ne peut exiger du salarié une signature ou un émargement autre que celui attestant que la somme reçue correspond bien au montant net qui figure sur le bulletin de paie.

L’employeur est libre d’envoyer le bulletin de paie au domicile du salarié par voie postale ou de lui remettre en main propre. Par ailleurs, depuis 2009, l’employeur peut envoyer le bulletin de paie au salarié par courrier électronique si celui-ci a donné son accord et dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données (article L3243-2 du code du travail).

Quelles sont les sanctions en cas de non remise du bulletin de paie ?

L’employeur a l’obligation de remettre un bulletin de paie au salarié. L’employeur qui ne respecte pas cette règle s’expose à une amende pour contravention de 3^ème classe soit 450 euros par manquement. Il peut également être condamné à verser des dommages et intérêts.

Par ailleurs, l’employeur doit conserver un double du bulletin de paie du salarié, sous forme papier ou sous forme électronique, pendant 5 ans (article L3243-4 du code du travail). Toutefois, si le salarié perd un de ses bulletins de paie, aucun texte légal n’oblige l’employeur à lui délivrer un double.

Sachez qu’en cas de non remise du bulletin de paie, le salarié a la possibilité de saisir la juridiction prud’homale sous la forme d’un référé pour obtenir la remise de ce document.

Que faire en cas d’erreur sur le bulletin de paie ?

Si le salarié constate une erreur sur son bulletin de paie, il a la possibilité de le contester durant 3 ans à compter du jour où il a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d’exercer cette action. Par exemple, si un salarié n’a pas été payé de ses heures supplémentaires du mois de décembre 2016, il peut les réclamer en justice jusqu’en décembre 2019.

De manière réciproque, l’employeur dispose d’un délai de 3 ans pour faire savoir que le salarié a reçu à tort certaines sommes (article L3245-1 du Code du Travail). C’est à l’employeur de prouver que les sommes versées au salarié n’étaient pas dues. Le salarié est alors dans l’obligation de restituer à l’employeur le trop-perçu. Ainsi l’employeur peut procéder directement à des saisies sur salaire à condition toutefois de laisser au salarié une somme au moins égale au montant forfaitaire du RSA (revenu de solidarité active) pour une personne seule (soit environ 535 euros).