Dans les entreprises, le réglementaire de paie, également appelé Livre Blanc ou Bible de paie, est un document de référence qui compile l’ensemble des bonnes pratiques de la procédure et détaille les règles à suivre en interne pour l’établissement des bulletins de salaires.
Une étude réalisée en octobre 2015 pour le cabinet prestataire en ressources humaines Securex révélait qu’un tiers des français alors interrogés, soit 33% de l’échantillon sélectionné par le sondeur Ifop (1 000 personnes), avaient au cours des douze mois qui ont précédé l’enquête, constaté une erreur sur leur bulletin de paie. Ces anomalies concernaient en général le montant du salaire, le niveau des retenues appliquées dans la part brute de la rémunération, le décompte des congés payés et des heures travaillées dans le mois, voire le remboursement des notes de frais.
Bible de paie : l’outil indispensable pour sécuriser vos pratiques
Simplifier la procédure de paie
Dans le même sondage, une proportion non-négligeable de salariés (21%) affichaient leur manque de confiance dans la capacité de leur employeur à se conformer aux permanentes évolutions réglementaires du droit du travail et du droit fiscal, dont découle ensuite la procédure de paie. Chaque exercice apporte son lot de nouveautés fiscales et sociales (cotisations, barèmes etc…) auxquelles s’ajoutent la prise en compte des négociations annuelles obligatoires (dans les entreprises de plus de 50 salariés) et la mise à jour de certains référentiels, comme le plafond annuel de la Sécurité Sociale (PASS) qui sert à calculer, par exemple, le montant des contributions à verser dans les caisses de l’assurance-vieillesse ou dans celles des régimes de retraite complémentaire.
Réduire les risques de non-conformité
Avec le début d’année coïncide la période de la reconfiguration des logiciels et de l’actualisation des modalités applicables à ces tâches administratives et comptables. Dans un souci croissant d’efficacité et de simplification, de plus en plus d’entreprises saisissent l’occasion offerte par cette remise à plat méthodologique pour se lancer dans la réalisation d’un livre blanc ou d’un réglementaire de paie, document qui compile l’ensemble des règles techniques à mettre en œuvre afin de mener à bien la procédure en y minimisant le risque d’erreurs.
L’édition de cette base peut prendre des formats variés (document papier, site web, outils de Gestion Electronique des Documents, GED) et associer d’autres règles liées à la gestion des temps (absences, temps de travail, plannings etc… »). La création d’un tel document de référence comporte de nombreux avantages pratiques : il constitue un repère unique pour les personnels du service de paie et permet d’intégrer au mieux les nouveaux arrivants en leur présentant un process prédéterminé valable pour tous. Il réduit aussi les risques de non-conformité, simplifie les procédures et renforce la communication au sein du personnel affecté à la gestion de la paie.