La rédaction d’un cahier de procédures de paie (autrement nommé « réglementaire de paie », « Livre Blanc de paie » ou « Bible de paie ») contribue à la fois à une approche structurante de la paie et à la sécurisation des procédures de paie.
Toutes les procédures et éléments de la paie sont balayés et analysés en détails, optimisés, et le tout permet à chaque acteur de la paie en entreprise de disposer, au sein d’un livrable unique, des règles de calcul et de gestion à appliquer dans chaque situation. En outre, le cahier de procédures de paie est souvent l’élément manquant pour les techniciens paie qui ont besoin de se raccrocher à une expertise et à un savoir-faire.
Le réglementaire ou « bible » de paie permet de spécifier et de décrire ses procédures de paie au sein d’un document unique
Pourquoi décrire ses procédures de paie ?
L’élaboration d’un réglementaire de paie concerne toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, qui souhaitent créer un document de référence afin de sécuriser l’établissement de leur paie. La création de ce document peut intervenir dans différents contextes, parmi lesquels :
- Souhait de sécuriser ses pratiques de paie à la suite d’un contrôle URSSAF, pour éviter de reproduire des erreurs qui ont donné lieu à une notification ou un redressement
- Arrivée d’un nouveau responsable du service paie : l’entreprise souhaite mettre « noir sur blanc » et éventuellement revoir ses procédures de paie
- Turn-over important dans le service paie, ou arrivée de nouveaux collaborateurs : dans ce cas, l’entreprise exprime le besoin d’un document unique de référence sur ses pratiques de paie, qui soit consultable par tous les collaborateurs de paie. Le réglementaire de paie fait alors office de « référentiel interne »
Le cahier de procédure de paie permet de substituer les bonnes pratiques aux mauvaises croyances. Il facilite également l’intégration des nouveaux venus dans le service gérant l’administration du personnel, en leur permettant de disposer d’un document de référence sur les règles de paie appliquées au sein de l’entreprise. Concrètement, il s’agit de réaliser ensemble un audit de votre paie et de créer un document de référence, appelé « Livre blanc » ou « Bible de paie », qui va formaliser les règles de gestion et ainsi sécuriser votre paie, tout en garantissant un transfert aisé et rapide, si nécessaire, de la connaissance de paie. Par ailleurs, au-delà de la sécurisation immédiate de paie, cette formalisation est une étape obligatoire pour une mise à niveau de la paie.
La paie est un domaine dans lequel la transmission des pratiques et des savoirs a très souvent été uniquement orale. Rédiger un cahier de procédures de paie est une approche structurante dans la sécurisation de votre paie. Chaque sujet est analysé, optimisé et le tout permet à chacun de disposer des règles de calcul en paie à appliquer, ces informations étant rassemblée au sein d’un livrable.
La réalisation en amont d’une mission d’audit de conformité de votre paie, permettra de gagner du temps sur la réalisation du réglementaire de paie.
Réglementaire de paie : quels objectifs ?
L’élaboration d’une bible de paie répond à plusieurs objectifs : démarche qualité, communication interne, conformité à la réglementation, qualité du « on-boarding » des collaborateurs du service paie…
- Documenter et disposer d’un référentiel interne des procédures de paie suivies, et ce dans une démarche qualité
- Renforcer l’efficacité, l’organisation et la communication du service paie
- Contrôler les paies et d’évaluer les risques de non-conformité à la législation
- Bénéficier d’une meilleure appréhension des règles légales et conventionnelles de paie
- Permettre une meilleure intégration des nouveaux arrivants du service paie, en mettant à leur disposition un référentiel unique
Création du réglementaire paie en 3 étapes
La mission de conseil visant à élaborer un réglementaire de paie s’appuie sur 3 étapes spécifiques. La méthodologie utilisée mélangera les travaux d’étude et d’analyse dans vos bureaux et les travaux de réalisation en back-office. La durée moyenne de la prestation à titre indicatif est de 1 jour pour 20 rubriques spécifiques du système de paie.
Étape 1 – Réunion de cadrage :
- Présentation de la démarche d’audit
- Sélection des rubriques à rédiger
- Récapitulatif des sources de droit
Étape 2 – Analyses successives des rubriques de paie
- Analyse de 20 rubriques spécifiques de la paie
- Réalisation en back-office des fiches relatives aux rubriques étudiées
- 2e réunion et réunions suivantes en fonction du nombre de rubriques à étudier :
- Processus identique à la 1ère réunion
- Validation des 20 premières fiches réalisées en back-office
- Analyse complémentaire de 20 nouvelles rubriques
- Réalisation en back-office des nouvelles fiches relatives aux rubriques
Étape 3 – Phase de bilan
- Synthèse de l’ensemble des procédures de paie répertoriées dans le livrable final
- Présentation du réglementaire de Paie au responsable Paie et au commanditaire
- Validation finale du livrable par l’entreprise
Exemple de mission de création du réglementaire de paie
Pour un groupe international de gestion des déchets ménagers, audit des rubriques de paie et rédaction d’une bible de paie :
- Étudier les pratiques et les règles en vigueur dans les sociétés du groupe,
- Identifier les écarts par rapport aux règles légales et conventionnelles,
- Proposer des améliorations de règles de gestion,
- Élaborer des fiches-types par nature d’éléments de salaire et de gestion, (une fiche par rubrique),
- Créer un document de référence, appelé « Bible de paie » qui va formaliser les règles de gestion et sécuriser la paie, tout en garantissant un transfert aisé et rapide, si besoin, de la connaissance de paie